Modelo de Gestión

Para que cualquier proceso de planificación, independientemente de su escala, se materialice, requiere de Estrategias de Gestión que faciliten la articulación entre las partes vinculadas y la consecución de recursos que permitan poner en marcha los programas y proyectos que se propongan.

Es por ello por lo que en este apartado del Plan de Desarrollo para el Corregimiento que se denomina Modelo de Gestión se identifican las condiciones normativas que brindan garantías al Comité Integrado de Participación Territorial -CIPT- , la Junta Administradora Local -JAL-, las Juntas de Acción Comunal -JAC- y a las diferentes organizaciones comunitarias, para la movilización de recursos y voluntades en torno al Plan de Desarrollo del Corregimiento, además de las acciones que deben emprenderse para ello.

Es pertinente recordar que estas organizaciones comunitarias, junto con la Administración Municipal, hacen parte de las instancias que componen el Consejo Municipal de Participación Ciudadana que es el organismo donde cobra vida el Sistema Municipal de Planeación.

Y es en el marco de este sistema donde el Comité Integrado de Participación Territorial -CIPT- como máximo representante de la comunidad, realiza la identificación de las necesidades sociales y territoriales y propone las ideas de proyecto con las que se espera resolver las diferentes situaciones de su territorio a través de su instrumento principal denominado Plan de Desarrollo Corregimental. Así las cosas, por estar ambos inscritos en el Sistema Municipal de Planeación -SMP- (el Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- y Plan de Desarrollo Corregimental), son vinculantes en la planeación y priorización de proyectos y recursos en el municipio de Itagüí en cumplimiento de la Ley estatutaria de participación Ciudadana (Ley 1757 de 2015).

Considerando entonces que el Plan de Desarrollo Corregimental es vinculante para la planeación del territorio municipal, y que este se convertirá en la carta de navegación para la planificación del desarrollo comunitario que se plasma en el capítulo 2 del presente documento, se requiere de un MODELO DE GESTIÓN que le permita al Comité Integrado de Participación Territorial  -CIPT- tener herramientas útiles para concretar sus proyectos para así lograr el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del Corregimiento.

Estas herramientas están dadas preliminarmente desde las facultades dadas al Comité Integrado de Participación Territorial -CIPT- y su instrumento desde el Sistema Municipal de Planeación: en relación con la articulación de las ideas de proyecto al Plan de Ordenamiento Municipal -POM-, a los Plan de Desarrollo Municipal -PDM- y a los Planes de Gobierno; y en la gestión de recursos con el Presupuesto Participativo, Presupuesto de la Junta Administradora Local -JAL- y el Plan Plurianual de Inversiones Municipal -POAI-.

El Acuerdo Municipal 031 de 2005, mediante el cual se estructura el Sistema Municipal de Planeación – SMP-, en articulación a la Ley 136 de 1994 (organización y el funcionamiento de los municipios), la Ley 152 de 1994 (Ley Orgánica del Plan de Desarrollo) y la Ley 388 de 1997 (ordenamiento del territorio), genera un sistema que permite articular a la administración municipal con las instancias comunitarias como los son las Junta Administradora Local -JAL-, Juntas de acción comunal -JAC- y el Comité Integrado de Planificación Territorial -CIP- , fortaleciendo la participación ciudadana y la gobernanza municipal.

Es así como el Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT-, es una organización fundamental como instancia de la planeación del desarrollo comunitario, que cuenta con una herramienta de planificación que son los Planes de Desarrollo de Comuna y Corregimiento -PDCYC-, y con ello posibilita la gestión de proyectos a través de su articulación al Plan de Desarrollo Municipal  -PDM-.

Mediante este sistema se logra tener una planificación de abajo hacia arriba (desde las necesidades de la comunidad y el liderazgo de las organizaciones de base hacia la oferta institucional). Este SMP abre la posibilidad de tener un proceso permanente de construcción colectiva y co-creación, en donde se crea un ambiente de dinámicas y sinergias que fomentan la implementación de la planeación participativa.

Mediante este sistema los miembros de Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- encuentran en la administración municipal la disponibilidad de espacios para asesoría, acompañamiento y apoyo en sus diferentes acciones y gestiones de proyectos. El Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- es entonces una instancia en el ámbito municipal con la función de articular la planificación de desarrollo comunal y corregimental, materializando la participación activa de la comunidad a través de sus diferentes organizaciones. 

El Sistema Municipal de Planeación -SMP- cuenta con un grupo Institucional de Planeación Participativa al interior de la administración municipal, el cual está distribuido en cuatro (4) componentes que son:

1. Coordinación de la Planeación del Desarrollo: Está en cabeza del Departamento Administrativo de Planeación -DAP- y la Secretaría de Hacienda. Tiene la función de articular los planes de desarrollo, coordinar las decisiones y definir los canales de comunicación, para el Plan de Desarrollo Corregimental.
2. Organización, Participación y Educación: Está en cabeza de la Secretaría de Participación. Tienen la función de apoyar la participación, promover los procesos de planeación local, mejorar la capacidad de gestión e impulsar la articulación para el Plan de Desarrollo Corregimental.
3. Información, Comunicación y difusión: Está en cabeza del Departamento Administrativo de Planeación -DAP-, la Secretaría de Participación, la Secretaría de comunicaciones. Tienen la función de desarrollar la estrategia de comunicación y articular a todos los subsistemas, en apoyo de la implementación del Plan de Desarrollo Corregimental.
4. Seguimiento, Evaluación y Control: Está en cabeza de las veedurías cívicas, Grupo Institucional de Planeación Participativa – GIPP, la Contraloría Municipal, la Personería y el director del Departamento Administrativo de Planeación -DAP-. Tiene la función de hacer seguimiento, control y evaluación al Plan de Desarrollo Corregimental.

Los anteriores componentes, implementan el Plan de Desarrollo Corregimental, como un instrumento de planificación de menor complejidad garantizando su articulación al plan Financiero Municipal, al Plan de Ordenamiento Territorial -POT- y al Plan de Desarrollo Municipal -PDM)-.

Dado lo anterior, y en aras de generar esta articulación y armonización para ejecución de los proyectos, el Plan de Desarrollo Corregimental a través de su Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- establece un Sistema de Gestión que se muestra a continuación:

El Modelo de Gestión del Plan de Desarrollo Corregimental es una metodología que establece diferentes pasos para lograr gestionar las ideas de proyectos que responden a las necesidades establecidas en el proceso de diagnóstico del plan. En este caso el Sistema de Gestión se articula al Sistema Municipal de Planeación -SMP- mediante el Grupo Institucional de Planeación Participativa y el apoyo del Departamento Administrativo de Planeación -DAP- desde en al ámbito técnico. Este Modelo de Gestión establece como actores principales al Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- y las Juntas Administradoras Locales -JAL-, como las instancias para la toma decisiones y la gestión de los planes.

Este sistema considera 4 fases que son:

1. Diagnóstico y Formulación: Está en cabeza del Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- y la Administración Municipal. Fase que corresponde a la formulación del Plan de Desarrollo Corregimental, como carta de navegación en corto, mediano y largo plazo.
2. Planeación: Está en cabeza del Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT-. Fase en la que se revisa la matriz de proyectos y se establece un plan de ejecuciones como agenda de gestión de proyectos en el corto, mediano y largo plazo.
3. Gestión y Priorización: Está en cabeza del Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- y las Juntas Administradoras Locales -JAL-. Fase en la que se priorizan los proyectos y recursos, generando las fichas de proyectos (fichas para describir los proyectos en articulación al banco de proyectos de la administración municipal)
4. Seguimiento, Evaluación y Control: Está en cabeza del Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- y la Administración Municipal. Fase en la que se realiza el seguimiento, la evaluación y el control de la ejecución y logros del plan. Para este propósito el Departamento Administrativo de Planificación -DAP- y el Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- diseñaran una matriz de seguimiento conjunta. 

A través de estas fases, el proceso para la gestión de una idea de proyecto es la siguiente:

Escenario 1: El proyecto NO se encuentra incluido en la priorización de Portafolio de Servicios (Presupuesto Participativo):

1. Tener el Plan de Desarrollo Corregimental formulado y aprobado.
2. Identificar el proyecto en el plan de ejecuciones.
3. Realizar una validación de dicho proyecto con la Juntas Administradoras Locales -JAL- , las Juntas de Acción Comunal -JAC- , liderada por el  Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT-.
4. Generar la ficha de priorización de proyectos. (Firmada por la junta directiva del Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- y la junta directiva de la Junta Administrativa Local -JAL-).
5. Validar que el proyecto esté armonizado con el Plan de Ordenamiento Territorial -POT-, Plan de Desarrollo Municipal -PDM- y las fuentes de financiación del presupuesto municipal. (Se realiza con el apoyo del Equipo técnico del Departamento Administrativo de Planeación -DAP-).
6. Crear la ficha de validación del proyecto. (Aprobada por el director del Departamento Administrativo de Planeación -DAP- y el secretario de Participación Ciudadana, con el visto bueno del equipo técnico del Departamento Administrativo de Planeación -DAP-).
7. Desarrollar la Ficha de formulación de proyectos. (Se desarrolla con el acompañamiento del equipo técnico de la subdirección de proyectos y gestión de recursos).
8. Radicar la ficha de formulación en banco de proyectos municipal. (Se realiza carta de entrega al director de Departamento Administrativo de Planeación -DAP- anexando la ficha de priorización, la ficha de validación y la ficha de formulación de proyectos). 
9. Constituir una veeduría ciudadana compuesta por los miembros de Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- delegados, quienes realizarán seguimiento y control, e igualmente apoyarán a la administración municipal en los diferentes territorios para el logro del proyecto.
10. El Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- realizará difusión y divulgación del respectivo proyecto a la comunidad a través de sus diferentes canales de comunicación, en articulación con la Secretaría de Participación. El Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- informará a las Juntas Administradoras Locales  -JAL- y las Juntas de Acción Comunal -JAC-  del inicio del proyecto.
11. El Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- en la ejecución y terminación del proyecto, irá plasmando el seguimiento al proyecto en la matriz de seguimiento (la cual realizará en conjunto el equipo técnico del Departamento Administrativo de Planeación -DAP-). La matriz de seguimiento en la herramienta que permitirá tener la trazabilidad de la realización del plan de ejecuciones.

Escenario 2: El proyecto SI se encuentra incluido en la priorización de portafolio de servicios Presupuesto Participativo -PP-:

1. Tener el Plan de Desarrollo Corregimental formulado y aprobado.
2. Identificar el proyecto en el plan de ejecuciones.
3. Seleccionar los proyectos que se presentarán a la administración municipal en el ejercicio de portafolio de servicios Presupuesto Participativo -PP- con la Junta Administradoras Locales -JAL- , las  Juntas de Acción Comunal -JAC-, liderada por el Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT-.
4. Generar la ficha de priorización de proyectos. (Firmada por la junta directiva del Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- y la junta directiva de la Junta Administradora Local -JAL-, quienes validan que el proyecto fue priorizado mediante el mecanismo de participación de portafolio de servicios).
5. Validar que el proyecto esté armonizado con el Plan de Ordenamiento Territorial -POT- , Plan de Desarrollo Municipal -PDM- (Se realiza con el apoyo del Equipo técnico del Departamento Administrativo de Planeación -DAP-).
6. Crear la ficha de validación del proyecto. (Aprobada por el director del Departamento Administrativo de Planeación -DAP- y el secretario de Participación Ciudadana -PC-, con el visto bueno del equipo técnico del Departamento Administrativo de Planeación -DAP-).
7. Desarrollar la Ficha de formulación de proyectos. (Se desarrolla con el acompañamiento del equipo técnico de la subdirección de proyectos y gestión de recursos).
8. Radicar la ficha de formulación en banco de proyectos municipal (Se realiza carta de entrega al director de Departamento Administrativo de Planeación -DAP- anexando la ficha de priorización, la ficha de validación y la ficha de formulación de proyectos).
9. Constituir una veeduría ciudadana compuesta por los miembros de Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- delegados, quienes realizarán seguimiento y control, e igualmente apoyarán a la administración municipal en los diferentes territorios para el logro del proyecto.
10. El Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- realizará difusión y divulgación del respectivo proyecto a la comunidad a través de sus diferentes canales de comunicación, en articulación con la Secretaría de Participación. El Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- informará a las Juntas Administradoras Locales -JAL- y las Juntas de Acción Comunal -JAC- del inicio del proyecto.
11. El Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- en la ejecución y terminación del proyecto, irá plasmando el seguimiento al proyecto en la matriz de seguimiento (la cual realizará en conjunto el equipo técnico del Departamento Administrativo de Planeación -DAP-). La matriz de seguimiento en la herramienta que permitirá tener la trazabilidad de la realización del plan de ejecuciones.

Acorde a lo anterior, el Plan de Desarrollo requiere de las siguientes acciones estratégicas:

Desde el CIPT:

• Desarrollar los formatos la para la gestión de proyectos: ficha de priorización de proyectos, ficha de validación del proyecto, ficha de formulación de proyectos y matriz de seguimiento.

• Cada año (o en la temporalidad que el Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- defina), el Comité realiza una evaluación y seguimiento a los proyectos ejecutados y define los proyectos que se gestionarán para el siguiente año. Este proceso se realiza con todos los miembros del Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- con el liderazgo de la Junta Directiva.

• Los Miembros de la Junta Directiva solicitan al director del Departamento Administrativo de Planeación -DAP- anualmente, una reunión de seguimiento. En esta reunión se visualiza la matriz de seguimiento, con ella se establecen los retos y compromisos para el siguiente año. El director del Departamento Administrativo de Planeación -DAP- convoca al Grupo Institucional de Planeación Participativa para estar en dicha reunión.

Desde el Departamento Administrativo de Planeación -DAP-:

• Posterior a la reunión de seguimiento del Plan de Desarrollo Corregimental, el director del Departamento Administrativo de Planeación -DAP- socializa los compromisos y logros ante el consejo de gobierno, y el alcalde da las directrices pertinentes como ordenador del gasto para lograr la ejecución de los proyectos respectivos.

• Apoyar con el equipo técnico al Comité Integrado de Planificación Territorial -CIPT- en generación de los formatos: ficha de priorización de proyectos, ficha de validación del proyecto, ficha de formulación de proyectos y matriz de seguimiento.